Política de privacidad

El Cotizador Coudix (app.coudix.com) es la herramienta interna con la que el equipo de Coudix, división de desarrollo de Netclic, prepara cotizaciones, cuentas de cobro y reuniones con sus clientes. Esta política explica qué datos trata, para qué, con quién los comparte y cómo puedes ejercer tus derechos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la política de datos de usuario de los servicios de API de Google.

Responsable del tratamiento

Netclic, a través de su división Coudix, con domicilio en Bogotá, Colombia. Contacto para temas de privacidad: comercial@coudix.com.

Qué datos tratamos

• Del equipo de Coudix (usuarios de la aplicación): nombre, correo, cargo, celular y contraseña cifrada. Quien emite cuentas de cobro registra además su nombre legal, cédula, ciudad de expedición, datos bancarios y, si quiere, una imagen de su firma. La cédula y el número de cuenta se guardan cifrados.
• De los clientes: empresa, nombre de contacto, correo, celular, NIT o cédula y el contenido de las cotizaciones y cuentas de cobro que les enviamos.
• De Google, cuando un usuario conecta su cuenta: su dirección de correo de Google, los permisos de acceso (tokens) y la información de calendario descrita en la sección siguiente.
• Datos técnicos: registros del servidor y cookies de sesión necesarias para iniciar sesión. No usamos cookies de publicidad ni de analítica.

Datos de Google y uso limitado

Si conectas tu cuenta de Google, el cotizador solicita estos permisos:

• Ver y editar eventos de tu calendario (calendar.events): para crear, mover y cancelar las reuniones que agendas desde el cotizador, con su enlace de Google Meet e invitaciones, y para leer los cambios que hagas a esas mismas reuniones desde Google Calendar.
• Ver tu disponibilidad (calendar.freebusy): para mostrar en qué horas estás ocupado al proponer una reunión. Solo vemos los bloques de tiempo ocupados, no el título ni el contenido de tus otros eventos.
• Tu correo de Google (openid, email): para saber con qué cuenta te conectaste e invitarte con ella.

Del calendario solo guardamos la información de las reuniones creadas desde el cotizador: título, descripción, fecha, hora, invitados, enlace de Meet e identificador del evento. Los tokens de acceso se guardan cifrados.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajustan a la política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. En concreto:

• usamos los datos de Google solo para las funciones de reuniones descritas arriba, que tú mismo usas;
• no los vendemos, no los usamos para publicidad y no los compartimos con terceros, salvo lo necesario para prestar el servicio (por ejemplo, Google envía las invitaciones a los asistentes que tú agregas), por obligación legal o con tu consentimiento;
• no los usamos para entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial y no los enviamos a herramientas de inteligencia artificial;
• ninguna persona los lee, salvo que nos lo pidas para resolver un problema, por seguridad o por obligación legal.

Puedes desconectar tu cuenta cuando quieras en Ajustes › Google Calendar: borramos los tokens y le pedimos a Google que revoque el permiso. También puedes quitar el acceso desde tu cuenta de Google. Las reuniones ya creadas siguen en tu calendario.

Para qué usamos los datos

• Preparar, enviar y hacer seguimiento a cotizaciones y cuentas de cobro.
• Agendar reuniones con clientes y coordinar la disponibilidad del equipo.
• Gestionar los usuarios del equipo y la seguridad de la aplicación.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.

Con quién los compartimos

• Hostinger: aloja la aplicación y su base de datos.
• Google: cuando agendas una reunión, para crear el evento, el enlace de Meet y las invitaciones.
• Anthropic (Claude): solo si un usuario del equipo conecta su asistente Claude, que puede consultar y crear cotizaciones y clientes en su nombre. Los datos de Google no se comparten por esta vía.

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Colombia, con medidas de seguridad adecuadas. No vendemos datos personales.

Cuánto tiempo los guardamos

Las cotizaciones y cuentas de cobro se conservan mientras sean necesarias para la relación comercial y durante los plazos que exige la ley contable y tributaria. Los tokens de Google se borran al desconectar la cuenta. Los datos de un usuario del equipo se conservan mientras tenga acceso y se pueden borrar cuando lo solicite, salvo los que debamos guardar por ley.

Seguridad

La aplicación funciona solo por HTTPS, exige inicio de sesión y permite solo a los administradores gestionar usuarios. Las contraseñas se guardan con hash, y los tokens de Google, las cédulas y los números de cuenta, cifrados.

Tus derechos

Como titular de los datos puedes conocer, actualizar, rectificar y pedir que se supriman tus datos, revocar la autorización, pedir prueba de ella y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Escríbenos a comercial@coudix.com. Respondemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles.

Cambios

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización.